Waar vergadert u zoal? Een vergaderruimte Amsterdam, of op een vaste locatie? En waarom is er gekozen voor deze locatie? Er wordt vaak niet over nagedacht. Maar het heeft een grote impact op uw vergadering. Mocht u vergaderen op een vaste plek, dan is het misschien tijd om hier verandering in te brengen om resultaten te optimaliseren.

Wanneer u geen vaste ruimte heeft, dan kunt u een vergaderruimte huren. Een goede locatie verbetert namelijk de sfeer, waardoor het vergaderen soepeler verloopt. Mocht dit geen optie zijn, zorg er dan in ieder geval voor dat de ruimte licht is en voldoende frisse lucht heeft.

Over de sfeer

Zoals eerder gezegd heeft de locatie invloed op de sfeer. De inrichting van de ruimte, hoeveelheid licht, de tafels en ander meubilair is belangrijker dan u denkt. Ook de akoestiek van de ruimte, u wilt natuurlijk wel goed te verstaan zijn. Een ruimte die niet bedoeld is voor vergaderingen, kan zonder microfoons te veel geluid absorberen.

Over de frequentie

Heeft u een duidelijke planning en denkt u na over het doel van de vergaderingen? Wellicht vergadert u wekelijks, dit kan wellicht gaan over simpele onderwerpen zoals de voortgang en dergelijke. Het is dan beter om dit in de vorm van een standup meeting te doen. Zodat men concreet blijft en door kan gaan met zijn werk. Maar voor belangrijke meetings die minder vaak plaatsvinden waar meer informatie gedeelt wordt, is de frequentie waarschijnlijk maandelijks. Doe dit dan op een vaste dag en tijdstip zodat het makkelijker in te plannen is. Door op een locatie buiten kantoor te vergaderen is men alerter en komen er meer ideeën naar voren.

Over het tijdstip

Vergaderen op vaste momenten is dus handig, maar kijk ook naar het geschikte tijdstip. Meetings vroeg in de ochtend zijn niet optimaal, niet iedereen is dan even alert. Het beste tijdstip, naar ervaring, is tussen 10 en 11 uur ‘s ochtends. Na 15:00 daalt de concentratie weer en zijn mensen vaak ook niet beschikbaar.

Tweet